Personvernerklæring

NUBU er behandlingsansvarlig for personopplysninger når vi bestemmer formålet med behandlingen. I noen relasjoner behandler vi personopplysninger på vegne av andre behandlingsansvarlige. NUBU opptrer da som databehandler. I disse situasjonen er det den behandlingsansvarliges ansvar å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles.

Utfyllende kontaktinformasjon til NUBU finner du nederst i dette dokumentet. Alle henvendelser vedrørende personvern kan sendes til personvern@nubu.no.

Forskning og kvalitetssikringssystemer.

Avdelingsdirektørene for fagavdelingene har det daglige ansvaret for NUBUs forskningsprosjekter og kvalitetssikringssystemer hvor informasjon som inneholder personopplysninger hentes inn. Deltakere i våre forskningsprosjekter vil motta særskilt informasjon om prosjektene i samsvar med personvernlovgivningen. NUBU har avtale med Sikt om personverntjenester. Som NUBUs personvernombud bistår Sikt blant annet med råd og informasjon om forpliktelser iht. personvernlovgivningen og kontrollerer at vi overholder lovgivning og personvernretningslinjer. Alle behandlinger av personopplysninger knyttet til forskningsformål blir meldt til Sikt og protokollført i Sikt sitt meldingsarkiv.

Ved innsamling av personopplysninger vil vi alltid overholde gjeldende lovverk med tanke på hvilke opplysninger vi gir deg. Vi vil alltid opplyse deg om hvilke personopplysninger som samles inn, for hvilke formål de skal behandles, hvor lenge de lagres, hvem vi eventuelt vil dele dem med.
Vi vil også opplyse om hvorvidt en undersøkelse er anonym eller ikke. For anonyme undersøkelser lagres ingen personopplysninger som kan kobles til deg. NUBU vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det vi angir når du deltar i et forskningsprosjekt.

Behandlingsgrunnlaget for forskningsprosjektet og kvalitetssikringssystemer vil også fremkomme når du blir invitert til å delta i en undersøkelse eller benytter et kvalitetssikringssystem i forbindelse med utøvelsen av en av våre metoder/programmer. Som hovedregel vil alle opplysninger som samles inn og behandles baseres på ditt samtykke, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (a). Også innsamling av eventuelle helseopplysninger vil ha basis i ditt samtykke til at vi behandler slike opplysninger om deg, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 (a). Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger til forskningsformål vil gå fram av det enkelte prosjektets oppføring i Sikts meldingsarkiv.

NUBU utøver i tilknytning til vårt utviklings-og kvalitetssikringsarbeid også pasientbehandling. Denne behandlingen følger gjeldende lover og forskrifter som helsepersonelloven og forskrift om pasientjournal. Som del av pasientbehandlingen vil de personopplysninger vi samler inn og notater vi gjør være helseopplysninger, såkalte «særlige kategorier personopplysninger» (tidligere omtalt som sensitive opplysninger).

Behandlingsgrunnlag for dine personopplysninger følger av helsepersonelloven § 39, som pålegger helsepersonell å føre journal ved behandling. Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for det formål de innsamles, og i tråd med gjeldende helselovgivning.

Nettsider

Nettredaktøren har det daglige ansvaret for NUBUs behandlinger av personopplysninger på våre nettsider. NUBU administrerer følgende nettsider ,og opplysningene under gjelder for nettstedet www.nubu.no.

Vi ønsker å behandle så lite personopplysninger som mulig når du bruker nettstedet vårt. Det er derfor vi har valgt Fathom Analytics for vår nettstedsanalyse, som ikke bruker informasjonskapsler og overholder personvernforordningen (GDPR) og ePrivacy-direktivet. Ved å bruke denne personvernvennlige programvaren for nettstedanalyse behandles IP-adressen din kun kort, og vi (som driver denne nettsiden) har ingen mulighet til å identifisere deg. Din personlige informasjon behandles avidentifisert. Du kan lese mer om dette på Fathom Analytics sine nettsider. Mer informasjon om hvordan Fathom Analytics håndterer personopplysningene dine.

Hensikten med at vi bruker denne programvaren er å forstå trafikken til nettstedet vårt på en mest mulig personvernvennlig måte, slik at vi kontinuerlig kan forbedre nettstedet og virksomheten vår. Det lovlige grunnlaget i henhold til GDPR er Artikkel 6(1)(f); der våre legitime interesser er å forbedre nettstedet vårt og vår virksomhet kontinuerlig. Som forklart lagres ingen personopplysninger over tid.

For de brukere som har tilgang til lukkede nettområder som krever innlogging behandler vi personopplysninger som brukernavn og arbeidssted. For å få tilgang til lukkede sider må du også sette ett passord i vårt system. Disse opplysningene, som er nødvendige for å få tilgang til de lukkede sidene, oppbevares og behandles så lenge du ønsker og har denne tilgangen. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å lagre ditt brukernavn og arbeidssted for å kunne gi en sikker og beskyttet tilgang, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Videoarkivløsning

Vi benytter Vimeo for å kunne vise filmopptak på våre nettsider. Vi lagrer antall avspillinger, hvor lenge hver video avspilling varer, hvilket land videoen er spilt av i og hvilken type enhet (Windows, Android iPhone, iPhone eller andre). Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å forstå og forbedre bruk av våre nettsider, for å kunne tilpasse informasjonsmateriell til våre målgrupper. Du kan lese Vimeo Privacy Policy her.

Nyhetsbrev

NUBU sender regelmessig nyhetsbrev med relevante fagartikler eller informasjon om kurs og seminarer. Vi sender bare nyhetsbrev til deg som har samtykket til å motta slike. Vi bruker tjenesten Mailchimp til å sende ut nyhetsbrev. Databehandler er The Rocket Science Group (MailChimp), 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA. Les mer om deres personvernpolicy denne nettsiden (Global Privacy Statement | Intuit).

Ditt navn og din e-postadresse vil bli knyttet til din besvarelse i Mailchimp. Formålet med dette er å sende nyhetsbrev om NUBUs virksomhet. Personopplysningene er tilgjengelig for og benyttes utelukkende av ansatte ved NUBU. Opplysningene slettes når abonnementet stoppes eller e- postadressen blir inaktiv.

Behandlingsgrunnlaget er ditt samtykke til behandling av personopplysninger som følger av personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (a) og samtykke til å motta nyhetsbrev per e-post i henhold til markedsføringsloven § 15.

Får kunne sende deg nyhetsbrev behøver vi å samle inn ditt navn og din e-postadresse. Du kan velge å oppgi om du representerer en virksomhet, er privatperson, en journalist eller annet. Dette gjøres for at vi skal kunne sende deg relevant informasjon.

Det er frivillig å abonnere på nyhetsbrev fra oss og du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til nyhetsbrev. Dette gjør du ved å klikke på egen avmeldingslenke i nyhetsbrevet du mottar, eller sende en e-post til personvern@nubu.no.

Opplysningene lagres så lenge du samtykker til mottak av nyhetsbrev. Dine personopplysninger slettes fra nyhetsbrevregisteret vårt når du trekker ditt samtykke. Andre personopplysninger vi behandler om deg for forskningsformål, saksbehandling e.l. vil beholdes. Se ellers dine rettigheter under.

Ved påmelding til våre kurs eller seminarer samler vi inn personopplysninger som er nødvendige for å kunne administrere og gjennomføre slike arrangement. Opplysningene som samles inn vil være knyttet til matbestilling og er å anse som helseopplysning. Ved behandling av slike personopplysninger vil vi innhente ditt samtykke, jf. personvernforordningens artikkel 9 nr. 2 (a). NUBU administrerer hovedsakelig kurs og konferanser selv, med databehandlere som står for administrasjon av din påmelding.

For visse seminar og kurs benytter NUBU eksterne arrangører som bistår med praktiske tjenester knyttet til påmelding, administrasjon, fakturering med mer. Dere vil ved påmelding til kurs og seminar presenteres for vår underleverandørs personvernerklæring der denne underleverandøren er selvstendig behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

Deltakerlistene vil gjøres tilgjengelig for ansatte i NUBU. Vi vil også kunne dele dine personopplysninger med eksterne foredragsholdere, kursarrangører eller andre underleverandører som bistår i forbindelse med seminaret når dette er nødvendig. Eksempelvis vil nødvendige opplysninger oversendes til hotell om vi skal stå for reservasjon av hotellrom for deg. Eksterne foredragsholdere kan få liste over deltakere for eventuelt å kunne tilpasse foredrag til sammensetning av deltakere.

Personopplysningene slettes en måned etter at seminar er gjennomført, uansett om behandlingsansvarlig er NUBU eller en underleverandør. Legg merke til at bokføringsloven pålegger oss og eventuelt våre underleverandører å oppbevare regnskapsbilag (eksempelvis fakturaen vi sender deg) i fem år etter avsluttet regnskapsår.

NUBU vil i noen sammenhenger gjøre filmopptak av presentasjoner, paneldiskusjoner og lignende under kurs- og konferansevirksomhet, som i ettertid vil bli tilgjengeliggjort på våre nettsider. Vi anser dette som et nødvendig ledd i vårt formidlingsarbeid som nasjonalt kunnskaps- og kompetansesenter, i tråd med personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (f)

På nettsiden kan du bestille materiell knyttet til våre ulike program og modeller. For at vi skal kunne sende deg materiellet du ønsker må du oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post, postadresse, fakturaadresse/EHF og referanse- eller bestillingsnummer.

Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av veiledningsmateriell blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Med unntak av navn på virksomhet og antall bestilte enheter sletter vi alle personopplysninger når materiellet er sendt innen tre måneder. Opplysningene som beholdes benyttes for statistikkformål.

Behandlingsgrunnlaget er avtale vi inngår med deg om å sende bestilt materiale, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (b). Legg merke til at bokføringsloven pålegger oss, og eventuelt våre underleverandører, å oppbevare regnskapsbilag (eksempelvis fakturaen vi sender deg) i fem år etter avsluttet regnskapsår.

Når du søker jobb hos oss må du fylle ut en rekke opplysninger om deg selv, dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV. Søknader mottas per e-post. Søknadsbehandlingen følger intern rutine der det utarbeides søkerlister og en innstilling.

Behandlingsgrunnlaget er basert på ditt samtykke til at vi samler inn og behandler personopplysninger i tilknytning til din jobbsøknad, jf. artikkel 6 nr. 1 (a). Du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi vil da slette alle opplysninger du har angitt i forbindelse med din jobbsøknad, og vi kan da ikke lenger vurdere deg som kandidat til jobb hos oss.

Dersom du får jobb hos oss overføres nødvendige personopplysninger til vårt personalsystem og du vil motta en egen personvernerklæring for ansatte i NUBU. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger for eventuelt senere vurderinger. Ønsker du ikke dette, slettes dine opplysninger innen ett år etter at den aktuelle ansettelsesprosessen er avsluttet.

Kommuniserer du elektronisk med oss via e-post, så lagres det personopplysninger i våre systemer for e-post. Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet de er samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene i henhold til gjeldende lovverk.

Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres/arkiveres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet i seksjonen «Saksbehandling og arkiv», og med samme behandlingsgrunnlag.

E-post som ikke overføres til saksbehandlingssystemet behandles med grunnlag i artikkel 6 nr. 1 (f), vår berettigede interesse av å lagre opplysningene for å kunne dokumentere vår hjelp og eventuelt bistand ved din henvendelse.

Vi benytter eget saksbehandlings- og arkivsystem for de henvendelser som krever saksbehandling fra NUBUs side. Systemet omfatter elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Kontorleder er delegert det daglige ansvaret for saksbehandlingsrutiner og manuelt arkiv, og for å sikre at nødvendige rutiner for bruk av dette er utarbeidet. Respektive avdelingsdirektører følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med rutinene.

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epostadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. I henhold til forvaltningsloven § 17 har NUBU plikt til å utrede en sak så godt som mulig før vedtak treffes. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter NUBU i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ der det er hjemmel for det i lov eller avtale.

NUBU er ikke omfattet av arkivloven, men pålagt å føre journal i samsvar med reglene i arkivforskriften, jf. offentleglova § 10. Behandlingsgrunnlaget for journalføring følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (c), hvor NUBU må behandle personopplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Vi vil lagre opplysningene så lenge det er nødvendig for formålet. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger.

Besøkende som autoriseres til å ferdes på egen hånd i NUBUs lokaler registreres i Utleiers registreringssystem for besøkende. Opplysningene oppbevares maks tre måneder etter besøket. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å sikre tilgangen til våre lokaler, samt holdeoversikt over hvilke eksterne personer som har hatt tilgang til våre lokaler, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (f). Våre berettigede interesse veier tyngre enn den enkeltes personvern.

Kontaktpersoner hos underleverandører vil registreres i vårt regnskapssystem med informasjon nødvendig for å administrere avtaleforholdet og for å kunne betale fakturaer. Opplysninger som samles inn er navn, stilling, e-post og mobilnummer.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse av å lagre personopplysninger nødvendige for å administrere leverandørforholdet, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 (f). Personopplysningene lagres i våre systemer så lenge du er ansatt hos en leverandør til NUBU. Likevel vil visse opplysninger kunne lagres utover dette, da bokføringsloven pålegger NUBU å oppbevare regnskapsbilag (som fakturer) i fem år etter avsluttet regnskapsår. Behandlingsgrunnlaget for slik lagring følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 (c), rettslig forpliktelse.

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til og behandling av dine personopplysninger.

Rett til innsyn etter personvernforordningen og personopplysningsloven

Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Du kan også kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige. Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger. Se mer om sletting lenger nedenfor.

Under visse omstendigheter har du også rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger og/eller protestere mot behandlingen av dine personopplysninger.

I visse situasjoner har du rett til å få utlevert (motta) i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, personopplysninger om deg som du har delt med NUBU, og du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon (såkalt rett til dataportabilitet). Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Personvernnemnda som er NUBUs klageorgan.

Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til personvern@nubu.no. Se også annen kontaktinformasjon i bunnen av dokumentet.

Om retten til sletting

Vi vil slette alle personopplysninger vi behandler om deg uten ugrunnet opphold etter at vi har mottatt din henvendelse og i samsvar med de frister som følger av personvernforordningen artikkel 12. Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger. Foreligger slikt behandlingsgrunnlag vil vi opplyse om dette når du henvender deg til oss, med informasjon om behandlingsgrunnlaget og når opplysningene eventuelt vil kunne slettes.

NUBU lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn for.

Personopplysninger som lagres i tilknytning til forskningsprosjekter lagres i henhold til de rammer som gjelder for forskningsprosjektet og som godkjent av REK (Regionale komiteer for medisinsk og helsefagligforskningsetikk). Vi vil alltid opplyse deltakere i våre forskningsprosjekter om lagrings- og oppbevaringstid for opplysninger som samles inn for forskningsformål.

NUBU har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi gjennomfører regelmessige tester og vurderinger av sikkerheten i våre systemer.

NUBU vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold:

Nødvendig bistand fra underleverandører

For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse

NUBU vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.

Overføring av personopplysninger utenfor EØS-området

NUBU overfører i utgangspunktet ikke dine personopplysninger utenfor EØS-området. Imidlertid kan en slik overføring være nødvendig i tilknytning til gitte forskningsoppdrag, for klart definerte forsknings- eller behandlingsformål.

Enhver overføring til land utenfor EØS-området vil skje med grunnlag i de lovlige grunnlag for overføring av personopplysninger som personvernforordningen stiller opp. Vi vil alltid opplyse om slik overføring for det/de forskningsprosjekt eller behandlingsformål dette kan være relevant for før eventuell overføring finner sted.

Klageinstans

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning. Her finner du oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynet.

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere og endre denne personvernerklæringen ved behov, og når det er nødvendig for å tilpasse til personvernlovgivningen. Du vil alltid finne gjeldende versjon av vår personvernerklæring på våre nettsider.

NUBU – Nasjonalt utviklingssenter for barn og unge AS
Organisasjonsnummer: 985 638 187
Telefon: 23 20 58 00
E-post: post@nubu.no
Besøksadresse: Essendrops gate 3, 0368 Oslo
Postadresse: Postboks 7053 Majorstuen, 0306 Oslo
Nettsider: www.nubu.no

NUBU har personvernombud ved Sikt - kunnskapssektorens tjenesteleverandør. Vårt personvernombud kan nås på personvern@nubu.no. NUBU har avtale om personvernombudstjeneste med Sikt - kunnskapssektorens tjenesteleverandør, og henvendelser til denne epostadressen videresendes til Sikt.

Kontaktinformasjon til SIKT
Epost: personvernombud@sak.sikt.no.
Telefon: 73 98 40 40